Traveling abroad on University business
The American University of Paris, as your employer, has a legal obligation to inform the Social Security authorities before your departure of the fact that you will be travelling abroad for professional reasons, providing both the dates and the destination countries. This is vital in order for your illness and work-related injury insurance to to be valid.
We have developed a simple ordre de mission form which needs to be completed and signed by the relevant cost center manager for administrative staff, by academic affairs for faculty, and by the cultural programs office when the travel is related to a study trip. This form must be completed and submitted even when AUP is not funding the travel (for example if you have been invited by another institution) in order to ensure that your insurance coverage is validated.
Once completed, the form should be submitted to the human resources department. The notification will be sent to the appropriate authorities, and you will be issued with a supplementary insurance card.
A copy of the completed form will be returned to you after signature by human resources. Copies of the form should be attached to all advancement payment requests and/or reimbursement of expenses submitted to the accounting department. Requests for funds that are not accompanied by a copy of this form will be refused. Please remember that advances or reimbursements for expenses should be requested in accordance with the financial procedures and that payments are issued once per week.
The University also carries supplementary insurance for employees who need to travel professionally, which covers illness, accident, liability, theft of belongings, etc. In order to benefit from this insurance, you need to pick up a card from the human resources department before your departure.
Les Voyages professionnels a l'etranger
En sa qualité d’employeur, The American University of Paris a l’obligation légale d’informer la Sécurité Sociale avant votre départ du fait que vous devez voyager à l’étranger pour des raisons professionnelles, en précisant les dates et les pays de destination.
Ceci est indispensable pour que votre assurance maladie et accident du travail soit valable. Nous devons donc être informés au moins trois jours avant votre départ de vos projets de voyage.
AUP a également souscrit une assurance supplémentaire pour les salariés qui sont appelés à voyager pour des raisons professionnelles, qui couvre la maladie, l’accident, la responsabilité civile, le vol, etc. Pour bénéficier de cette assurance, vous devez retirer une carte au service des Ressources Humaines avant votre départ.
Nous avons créé un formulaire "ordre de mission" simple qui doit être complété et signé par le responsable de centre de coût pour les salariés administratifs, par les Affaires Académiques pour les membres de la Faculté, et par le service Culturel lorsqu’il s’agit d’un voyage d’études. Ce formulaire doit être complété et soumis même dans le cas où ce n’est pas AUP qui paie le voyage (par exemple, si vous êtes invité(e) par une autre institution) pour valider votre couverture en cas de maladie ou d’accident.
Le formulaire dûment complété doit être remis au service des Ressources Humaines. Les informations seront transmises aux autorités, et une carte d’assurance supplémentaire vous sera délivrée.
Une copie du formulaire signé par le service des Ressources Humaines vous sera remise. Vous devez joindre une copie du formulaire à toute demande d’avance ou de remboursement de frais adressée à la Comptabilité. Les demandes de versement non accompagnées d’une copie du formulaire seront refusées. Il vous est rappelé que les demandes d’avance ou de remboursement de frais doivent être soumises conformément aux Procédures Financières, et que les paiements sont effectués une fois par semaine.